Kopfweide Bausatz Dank der besonderen Förderung durch die Staatskanzlei Nordrhein-Westfalen ist es uns nun möglich, das erfolgreiche Projekt "Kopfweide. Junge Literaturtage" zu dokumentieren. Diese Projektvorstellung liegt außerdem in einer Druckversion (Leporello) vor. Mit der Präsentation und den nachfolgenden Tipps zur Planung, Finanzierung und Durchführung möchten wir anderen Städten und Veranstaltern den Weg bereiten, eigene Schreib- und Leseprojekte für Kinder und Jugendliche zu starten. Tipps zur Projektorganisation Das Projekt „Kopfweide. Junge Literaturtage“ versammelt jedes Jahr rund 150 Kinder und Jugendliche an einem besonderen Ort mit einem vielfältigen Workshop- und Lesungsprogramm – mit großem Erfolg. Wir freuen uns, wenn weitere Projekte wie die „Kopfweide“ entstehen. Zur Unterstützung haben wir hier die Details zur Planung eines Projekts gesammelt. Lassen Sie sich bitte nicht von der Menge abschrecken, unsere Erfahrung ist, dass gerade die Details das Gelingen ausmachen. Wann welche Aufgaben auf dem Weg von der Idee zur Durchführung zu erledigen sind, hängt natürlich von vielen Faktoren ab, u.a.: Wie viele Personen/Wochenarbeitsstunden stehen für die Organisation zur Verfügung? Wie viele Workshops und Lesungen umfasst das Programm? Auf welche bestehenden Strukturen kann man bei Planung, Werbung und Durchführung zurückgreifen? Wie sind die Zeitvorgaben von Förderern und Kooperationspartnern? Die hier gesammelten Tipps resultieren aus der Praxis des Projekt „Kopfweide. Junge Literaturtage“ in den Jahren 2006-2008. Die Zeitangaben beziehen sich auf die erstmalige Projektorganisation, ausgeführt von einer Person mit im Durchschnitt 10 Wochenarbeitsstunden. 14-12 MONATE VOR VERANSTALTUNGSDURCHFÜHRUNG Konzept formulieren: allgemeines zur Bedeutung der Schreib- und Leseförderung, bezogen auf die gewählte Altersgruppe vorhandene Angebote > Begründung, warum ein solches Projekt (in der Stadt/Region) fehlt Projektidee/Projektbeschreibung Ziele mögliche (evtl. bereits kontaktierte) Partner und Förderer Finanzierungsplan mit Ausgaben und Einnahmen aufstellen, dazu: Mietpreise, Honorare, ggf. Fahrt- und Hotelkosten ermitteln/festlegen Mindest- und Höchstteilnehmerzahl für die Workshops festlegen (Empfehlung: max. 12 pro Workshop) Raumkapazität für Abendveranstaltung prüfen Teilnehmerbeiträge und Lesungseintritt festlegen demnach die Einnahmen schätzen Gespräche mit Partnern und Förderern, Anträge stellen (Formulare können meistens von den Internetseiten der Zuschussgeber heruntergeladen werden) Antragsfristen der potentiellen Geldgeber beachten Partner/Förderer können u.a. sein: Staatskanzlei NRW (Abteilung Kultur) NRW-Kultursekretariate (Wuppertal/Gütersloh; z.B. Projekt „Werkproben“) Kulturämter/Kulturbeauftragte der Städte/Kommunen Friedrich-Bödecker-Kreis NRW Kulturzentren Stiftungen, z.B. Stiftungen der örtlichen Sparkassen Stiftungen/Institutionen der Begabtenförderung Museen (die sich ggf. auch als Veranstaltungsort anbieten) Banken/Firmen Termine festlegen (Ein Ferientermin hat sich bewährt, da besonders die SchülerInnen an weiterführenden Schulen außerhalb der Ferien stark eingebunden sind; für die Schulklassenveranstaltungen natürlich einen Vormittag vor oder nach den Ferien wählen.) Veranstaltungsort auswählen Räumliche Voraussetzungen: ausreichende Zahl getrennt zugänglicher Räume (je nach Anzahl der Workshops) angemessene Raumgröße (je nach max. Teilnehmerzahl) mindestens 1 großer Raum für gemeinsames Essen, Lesung, Abschlusspräsentation Räume passend auch für Schulklassen (Tische und Stühle für bis zu 32 Personen), falls die Klassenveranstaltungen nicht in den Schulen stattfinden sollen. Voraussetzungen der Umgebung: Frei-/Spielflächen direkt am Haus für die Pausen ideal: inspirierende Umgebung (Natur, Kunst, historische Gebäude, Museen) denkbar auch: modernes (groß-)städtisches Ambiente Achtung: Keine Verträge schließen vor schriftlicher Bestätigung von Fördermitteln bzw. bei Landesmitteln nicht ohne Bestätigung des „Vorzeitigen Maßnahmebeginns“ 11-8 MONATE VORHER Vertrag mit Veranstaltungsort schließen Medienpartnerschaft schließen (wenn das Projekt eine entsprechende Größe hat) Mögliche Interessenten sind örtliche Tageszeitungen, Stadt-/Familienmagazine, lokale und regionale Radio-/TV-Sender. Team auswählen Kontakte/Auswahl Workshopleiter (Dabei Erfahrungen mit und Affinität zur Zielgruppe beachten; für die Zielgruppe Jungen auch männliche Workshopleiter auswählen.) Themenwahl Abstimmen der Altersgruppen Verträge schließen Autorenrecherche für Abendveranstaltung und Schulklassenveranstaltungen: Geeignete Autoren und Bücher findet man in Verlagsinformationen, im Feuilleton, in Autoren-/Workshopleiter-Pools: z.B. www.fbk-nrw.de, www.nrw-autoren-im-netz.de Kontakt/Auswahl BuchbinderIn Kontakt/Terminabsprachen mit GrafikerIn (wegen des Flyers, Plakats, Internetauftritts) 8-7 MONATE VORHER AutorInnen für Schulklassen-Veranstaltungen auswählen Verträge schließen Vorbereitung des Flyers/Plakats: Texte sammeln, mit Workshopsleitern abstimmen Fotos und Bildmaterial anfordern Logos der Partner/Sponsoren anfordern Druckerei: Angebote einholen, auswählen 6 MONATE VORHER Einladen der Schulklassen, erste Absprachen mit LehrerInnen Abgabe der Flyer-Texte, Fotos, Logos an GrafikerIn 2-3 Korrekturgänge Druckauftrag/-freigabe erteilen 5-4 MONATE VORHER Anmeldeformular mit Teilnahmebedingungen erstellen siehe Beispiel http://www.literaturbuero-nrw.de/teilnahmebedingungen_kopfweide08.pdf Achtung: Sollen bei der Veranstaltung Fotos/Filmaufnahmen gemacht werden, hierfür unbedingt die Zustimmung der Eltern schriftlich einholen! Werbung Versand der Flyer und Plakate an Partner, Schulen, Bibliotheken, Buchhandlungen, Kulturinstitute > Beginn der Anmeldezeit (parallel: Aufbau oder Ausbau eines Verteilers mit interessierten Lehrern, Kindern/Jugendlichen, anderen Multiplikatoren) Internetauftritt gestalten (mit Flyer, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular) und online stellen bzw. Grafiker/Webmaster damit beauftragen (Sollte bisher keine Homepage zur Verfügung stehen, längere Vorbereitungszeit des Internetauftritts einplanen.) Pressearbeit Presseverteiler aufbauen bzw. um spezielle Medien aus dem Kinder- und Jugendbereich erweitern Einladung zum Pressegespräch verschicken an Monats-, Wochen- und Tagespresse (So lange vor dem Veranstaltungstermin, da der Anmeldezeitraum lang genug sein muss.) Pressetext/-mappe erstellen (Fotos der Akteure / des Veranstaltungsorts als CD beifügen) Durchführung des Pressegesprächs beim Veranstalter oder am Veranstaltungsort nicht teilnehmende Medien nach dem Pressegespräch (per Mail) informieren 3 MONATE VORHER Versicherung (zusätzliche) Veranstalter-Haftpflichtversicherung abschließen Achtung: Diese haftet für Unfälle, jedoch nicht für beschädigtes Mobilar, etc. – hierfür haften ausschließlich die Haftpflichtversicherungen des Verursachers. Catering (Essen/Getränke) Recherche (Internet, Empfehlung von KollegInnen) Preise vergleichen/verhandeln auswählen und buchen Equipment Je nach Ausstattung des Veranstaltungsortes Ausstattung und Technik mieten Tische/Stühle Bühnenpodest Mikrofonanlage Beleuchtung (Farb-)Kopierer Digitalkameras etc. Der Bedarf hängt von den geplanten Workshops ab, oft kann die in Workshops benötigte Technik vom Team eingebracht werden. 2 MONATE VORHER Monatspresse erneut informieren Fototermin planen Falls an einem der Veranstaltungstage der Presse ein Fototermin angeboten werden soll, sollte hierfür gemeinsam mit den Workshopleitern/Autoren eine visuell attraktive Aktion geplant werden. Teilnahmebestätigung versenden mit Detailinformationen zu Ablauf und Verpfegung Anfahrtsskizze Liste, was Teilnehmer mitbringen sollten, Hinweis auf geeignete Kleidung Bitte um Überweisung, Bankverbindung des Veranstalters (Diese erst jetzt mitteilen, da so bei großer Nachfrage Überweisungen zu Anmeldungen, die man nicht berücksichtigen kann, vermieden werden.) 1 MONAT VORHER Raumaufteilung vornehmen (je nach Kursgröße/-bedürfnissen) Abläufe der Workshops detailliert absprechen Materialliste / Wer besorgt was? Ist die benötigte Technik vorhanden? (andernfalls spätestens jetzt reservieren/mieten) Ist ein / Sind mehrere Exkursion(en) geplant? Ist dazu die Begleitung durch einen zweiten Erwachsenen nötig? Zuschüsse der Geldgeber abrufen (falls nicht Rechnungsstellung im Nachhinein vereinbart ist) 2 WOCHEN VORHER Ablaufpläne Ablaufplan Buchbinden mit Workshopleitern und Buchbinderin aufstellen Ablaufplan Gesamtveranstaltung an Veranstaltungsort senden Infopaket an Workshopleiter verschicken Teilnehmerliste Ablaufplan Anfahrtsbeschreibung ggf. Hoteladresse/-anfahrtsbeschreibung 1 WOCHE VORHER Tagespresse zu den Veranstaltungen einladen, evtl. extra Fototermin anbieten (Vorbereitung siehe oben); um Rückmeldung bitten – nachhaken! Catering: Dem Anbieter genaue Personenzahl mitteilen (ggf. Sonderwünsche Essen bei Allergien, aus religiösen Gründen, wegen Vegetarismus beachten.) Rücksprache mit AutorInnen, WorkshopleiterInnen, BuchbinderIn, KlassenlehrerInnen – Sind alle Informationen angekommen? 1 TAG VORHER / AM VERANSTALTUNGSMORGEN Aufbau Buch- und Informationsausstellung Equipment/Technik Materialien verteilen Flyer (oder Plakat) zur Orientierung aushängen Veranstaltung Workshopwochenende / möglicher Ablauf 1.Tag (11.00-17.30Uhr + Abendveranstaltung 18.30-19.30) Begrüßung/Vorbesprechung der Workshopleiter, Buchbinder und Helfer Anreise der TeilnehmerInnen mit Eltern Begrüßung (im großen Raum) Einteilung in die Workshop-Gruppen und verschiedenen Räume Workshop-Zeit 1 gemeinsames Mittagessen (1 h) Workshop-Zeit 2 ggf. Umbau eines Workshopraums für Abendveranstaltung Aufbau Büchertisch Begrüßung, Lesung, Gespräch, Signieren 2. Tag (11.00-17.30, anschließend bis 19.00 Uhr) Anreise TeilnehmerInnen Workshop-Zeit 3 Gemeinsames Mittagessen Workshop-Zeit 4 (Vorbereitung der Abschlusspräsentation) ggf. Umbau eines Workshopraums für Abendveranstaltung / Aufbau Büchertisch moderierte Abschlusspräsentation (ca. 90 Min.) Abschied und Abbau Veranstaltung Schulklassen-Vormittag / möglicher Ablauf (9.30-13.00 Uhr) Aufbau Begrüßung, Treffen aller AutorInnen und HelferInnen Anreise der Schulklassen mit LehrerInnen Begrüßung Lesung, Gespräch, Workshop, Feedback (mit 1-2 Pausen) Abschied und Abbau Nachbereitung 1-10 TAGE NACH DER VERANSTALTUNG Überweisungen Honorare (ggf. Fahrtkosten) an alle WorkshopleiterInnen, BuchbinderIn, AutorInnen, HelferInnen laut Verträgen Begleichen aller Rechnungen (Mietkosten, Catering, Leihgebühren etc.) Telefonische Nachbesprechnungen mit WorkshopleiterInnenn, AutorInnen, LehrerInnen (sofern nicht direkt nach der Veranstaltung erfolgt). Telefonische Rückmeldung an Förderer/Sponsoren (sofern sie nicht vor Ort waren). Im Hinblick auf eine mögliche Fortsetzung des Projektes im Folgejahr sollte ggf. ein neuer Gesprächstermin vereinbart werden. 2-4 WOCHEN NACH DER VERANSTALTUNG Verfassen eines Veranstaltungsberichtes und Zusammenstellen einer Dokumentation (Fotos, Texte, Pressespiegel) für Partner/Sponsoren und für die Homepage (Hierbei die Fotos je nach schriftlicher Vereinbarung mit den Eltern ggf. in passwort-geschützten Bereich stellen.) Rechnungsstellung an Partner/Sponsoren (falls Mittel nicht vorab angefordert werden konnten). Projektabrechnung/Verwendungsnachweis (je nach Fristen des Geldgebers) BEGINN DER VORBEREITUNGEN FÜRS NÄCHSTE JAHR! ©Inhalte: Literaturbüro NRW e.V., Heike Funcke Design Leporello: JARZINA Kommunikations-Design, www.jarzina.de Web-Design: PAJANGU Design, www.pajangu.de